Medisch coördinator
Opstellen en uitvoeren toezicht op medisch draaiboek, afstemmen met Rode Kruis en/of andere ingehuurde partijen. Aantal vrijwilligers aansturen: ca. 40 Tijdbeslag: ca. 40 uur
Coördinator verkeersveiligheid
Toetsen en updaten verkeersplan, inplannen verkeersregelaars en geven van de juiste instructie kaarten
Toetsen en updaten verkeersplan, afstemmen en plaatsen afzettingen in overleg met de gemeente
Verzorgen mobilofoonnet en centrale commando post tbv crowd controle, verkeersveiligheid en intermediair medische staf.
Aantal vrijwilligers aansturen: ca. 40 Tijdbeslag: ca. 40 uur
Twee vrijwilligers coördinatoren
Het werven van vrijwilligers tbv de verschillende coördinatoren m.b.v bestaand databestand en nieuwe vrijwilligers werven. Aantal coördinatoren aansturen: ca. 20 (2×10) Tijdbeslag: 2 x 40 uur
Coördinator vervoer
Regelen van vervoer materialen voor opbouw, voor vervoer reclamematerialen, vervoer wedstrijdklokken, vervoer speaker, bezemwagen. ca. 6 auto’s , 2 bussen en een bezemwagen. Chauffeurs regelen. Aantal vrijwilligers aansturen: 10 Tijdsbeslag: 20 uur
Coördinator Bouwploeg
Aansturen van 4 coördinatoren die per locatie opbouwen (Markt, Kellebeek, buitengebied en Kidsrun). Toetsen draaiboek en updaten. Overzicht inkoop materialen en voorraad. Aansturen 4 coördinatoren Tijdsbeslag: 40 uur
Coördinator opbouw parcours
Voorbereiden en afstemmen met vrijwilligers de op/afbouw van het parcours voor buiten de bebouwde kom. Aansturen ca. 20 vrijwilligers Tijdsbeslag: 40 uur
Coördinator opbouw Kidsrun
Voorbereiden en afstemmen met vrijwilligers de op/afbouw van het parcours voor kids. Aansturen ca. 5 vrijwilligers Tijdsbeslag: 40 uur
Coördinator opbouw Kellebeek
Voorbereiden en afstemmen met vrijwilligers op op/afbouw bij Kellebeek. Aansturen ca. 6 vrijwilligers Tijdsbeslag: 40 uur
Coördinator opbouw markt
Voorbereiden en afstemmen met vrijwilligers de op/afbouw van de Markt. Aansturen ca. 20 vrijwilligers Tijdsbeslag: 40 uur
Sponsoring
Contact onderhouden met sponsors, opvangen bij sponsorlunch, zorgen dat reclameuitingen op de wedstrijddag op de afgesproken plaats zichtbaar zijn. Aansturen ca. 6 vrijwilligers (opbouw, demonteren en spullenterugbrengen) Tijdsbeslag: 30 uur
Financiën
Prijsafspraken controleren en facturen leveranciers betalen. Facturen naar sponsors sturen. Budgetbewaking. Zorgen voor geldprijzen in enveloppen. Volledige financiële administratie voor het evenement. Contact met inkopers. Aantal vrijwilligers aansturen: 1 Tijdsbeslag: 40 uur
Coördinator catering
Bestellen broodjes e.d. voor lunchpakketten en laten maken van lunchpakketten. Verzorgen van de tas voor de vrijwilligers met daarin lunchpakket (ca. 100 lunchpakketten) en drinken en een bedankje (brief in envelop en presentje). Bevoorrading wedstrijdsecretariaat en Markt. Aantal vrijwilligers aansturen: 4 Tijdsbeslag: 20 uur
Coördinator prijsuitreiking
Zorgen voor finishlint van de sponsors op de diverse afstanden en onderdelen. Verzorgen medailles en bekers (inkoop en uitdelen). Aantal vrijwilligers aansturen: 4 Tijdsbeslag: 20 uur
Coördinator pacers
Organiseren van voldoende pacers voor de verschillende afstanden. Contact leggen en instructie verzorgen. Aantal vrijwilligers aansturen: 10 Tijdsbeslag: 10 uur
Coördinator Kidsrun
Organisator van de Kidsrun, contactpersoon voor de verschillende basisscholen. Aantal vrijwilligers aansturen: 10 Tijdsbeslag: 20 uur
Coördinator Bedrijvenloop
Organisator van de Bedrijvenloop, contactpersoon voor de bedrijven (teams). Ontvangen van de teams en regelen verzorging. (gastheer/dame) Aantal vrijwilligers aansturen: 1 Tijdsbeslag: 40 uur
Basistaak van een coördinator |
| In januari start overleg, afstemmen verdeling detail actielijst en onderlinge samenwerking |
| In de voorbereiding (feb/maart) aanvragen offertes en bestellen materialen |
| Update met leveranciers over status (april/mei) |
| Begin juni nogmaals telefonisch zeker stellen en tijdstip en locatie afstemmen leveringen/ophalen |
| In de week voor het evenement nogmaals telefonisch of fysiek ter plaatse met leverancier afstemmen |
| 1 of 2 weken van te voren afstemmen met vrijwilligers van het draaiboek (o.a. samenstellen ploegjes) |
| Op de dag zelf toezicht houden en bijsturen afwijkingen en afstemmen tijdstip opruimen. |
